Aprovações e compras automatizadas com Power Apps e Power Automate
De e-mail e planilha para um app com fluxo de aprovação, RPA e painel de acompanhamento, sobre o Dataverse, integrado ao ERP.
Cliente: Empresa de serviços B2B, sob NDA
Solicitações concluídas por semana
Desde o go-live do app em Power Apps
Solicitações por diretoria
Clique para abrir por centro de custo
Solicitações no recorte
Uma linha por solicitação, com a etapa e o relógio de SLA
Painel ilustrativo com a estrutura entregue no projeto. Nomes e números são fictícios.
O contexto
O processo de compras de uma empresa de serviços vivia em e-mail, planilha e retrabalho, sem rastreabilidade. Construímos um aplicativo em Power Apps com fluxo de aprovação em Power Automate sobre o Dataverse, integrado ao ERP, com RPA para tarefas legadas e um painel em Power BI para acompanhar o ciclo de ponta a ponta.
O desafio
- Solicitações de compra circulavam por e-mail, sem padrão nem histórico, e travavam em aprovadores ausentes.
- A conferência e o lançamento no ERP eram manuais, sujeitos a erro e a retrabalho.
- Ninguém tinha visão de quantas solicitações estavam paradas, onde e há quanto tempo.
- O time de compras perdia horas por semana copiando dado entre planilha e sistema.
- Cada tentativa anterior de padronizar em planilha voltava a virar bagunça.
A abordagem
Mapeamento do processo
Desenhamos o fluxo real de compra, do pedido à aprovação e ao lançamento, com os pontos de atrito.
Modelagem no Dataverse
Estruturamos as entidades (solicitação, item, aprovação, fornecedor) no Dataverse como base única.
App em Power Apps
Construímos o aplicativo para solicitar, acompanhar e aprovar, no navegador e no celular.
Fluxos em Power Automate
Automatizamos aprovação por alçada, notificações e escalonamento de pendências.
Integração e RPA
Integramos ao ERP por API e usamos RPA onde não havia integração disponível.
Painel e governança
Entregamos um Power BI de acompanhamento e aplicamos políticas de DLP e ambientes.
A solução
O processo não precisava de mais um sistema pesado, precisava de trilhos. Mapeamos o fluxo real de compra e modelamos as entidades no Dataverse, que virou a base única e confiável em vez das planilhas espalhadas.
Sobre o Dataverse, construímos um app em Power Apps onde o solicitante abre o pedido, anexa documento e acompanha o status, no computador ou no celular. O Power Automate assumiu as aprovações por alçada, com notificação, lembrete e escalonamento automático quando o aprovador demora, resolvendo os gargalos de gente ausente.
A integração eliminou a digitação dupla. Onde o ERP tinha API, integramos direto; onde não tinha, usamos automação de desktop (RPA) para lançar sem intervenção manual. O time de compras deixou de copiar dado entre planilha e sistema.
Para a gestão, entregamos um painel em Power BI que mostra quantas solicitações estão em cada etapa, o tempo de ciclo e os gargalos, visão que antes simplesmente não existia. E, para não virar bagunça de novo, aplicamos governança: ambientes separados, políticas de DLP e um padrão para novas automações nascerem organizadas.
O resultado foi um processo rastreável, mais rápido e sem retrabalho, construído em semanas, não em meses, aproveitando o ecossistema Microsoft que a empresa já tinha.
Stack
Este case foi entregue pela nossa prática de dados.
Ver o serviço relacionadoO que foi entregue
App de solicitação e aprovação
Power Apps no navegador e no celular para todo o ciclo de compra.
Aprovação por alçada
Power Automate com notificação, lembrete e escalonamento automático.
Base no Dataverse
Entidades modeladas como fonte única e confiável do processo.
Integração com ERP
Lançamento automático via API, eliminando a digitação dupla.
RPA para legado
Automação de desktop onde não havia integração disponível.
Painel de acompanhamento
Power BI com etapas, tempo de ciclo e gargalos do processo.
Governança e DLP
Ambientes e políticas para escalar sem virar sombra de TI.
Entrega iterativa
Solução no ar em semanas, evoluída em ciclos curtos com os usuários.
“Achávamos que precisaríamos de um sistema caro e longo. Em algumas semanas tínhamos o processo inteiro no ar, integrado ao ERP, e com um painel que mostra tudo.”
Sobre este case
Sim, quando bem arquitetado. O que garante durabilidade é a modelagem no Dataverse, a governança e a integração. É aí que a consultoria faz diferença em relação a um app improvisado.
Não. O Power Platform se integra ao ERP existente, por API quando há, por RPA quando não há. O objetivo é eliminar o trabalho manual em volta do ERP, não substituí-lo.
Processos de aprovação e compras costumam sair em poucos meses, com uma primeira versão útil em semanas. Depende do número de integrações e de regras.
Com governança desde o início: ambientes separados, políticas de DLP, catálogo de apps e um padrão de construção. Estruturamos isso junto com a primeira solução.
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