Aprovações no Power Automate: guia completo

O gargalo de aprovação que trava o seu processo mora no e-mail#

Toda empresa tem aquele pedido que fica parado esperando alguém dizer "ok". Compra que precisa do sinal do gestor, férias aguardando o RH, reembolso preso na caixa de entrada do diretor. O problema quase nunca é a decisão em si, é a falta de rastro: ninguém sabe com quem está o pedido, há quanto tempo, nem o que foi aprovado ou negado. As Aprovações no Power Automate resolvem exatamente esse ponto, transformando a troca informal de e-mails em um fluxo controlado, com registro do resultado e dos comentários de quem decidiu.

Neste guia prático você vai montar um fluxo de aprovação do zero, entender a diferença entre aprovação sequencial e paralela, configurar múltiplos aprovadores, notificar por e-mail e pelo Microsoft Teams, registrar o desfecho na sua base e implementar o padrão de escalonamento para quando o aprovador demora a responder.

A ação de Aprovações é nativa e conecta decisão a processo#

O Power Automate traz uma ação de Aprovações nativa, sem precisar de conector externo ou licença extra na maioria dos planos. Ela cria uma solicitação, envia para quem precisa decidir e devolve o resultado para as próximas etapas do fluxo. Na prática, você define quem aprova, o que aparece na tela de decisão e o que acontece depois do "Aprovar" ou "Rejeitar".

A ação principal se chama Iniciar e aguardar uma aprovação (Start and wait for an approval). Ela pausa o fluxo até o aprovador responder e só então segue. Existe também a variação Criar uma aprovação combinada com Aguardar uma aprovação, útil quando você precisa disparar outras ações enquanto a decisão está pendente. Para a maioria dos casos, a primeira resolve.

Ao configurar a ação, você escolhe o tipo de aprovação. É aqui que mora a diferença entre os modelos:

Tipo de aprovação	Como funciona	Quando usar
Aprovar/Rejeitar, primeiro a responder	Vários aprovadores recebem, e a primeira resposta define o resultado	Qualquer pessoa de um grupo pode decidir (plantão, mesa de suporte)
Aprovar/Rejeitar, todos precisam aprovar	Cada aprovador precisa responder, e todos precisam aprovar	Alçadas em conjunto (financeiro e diretoria juntos)
Custom Responses, primeiro a responder	Você define os botões (ex.: "Devolver para ajuste")	Decisões com mais de duas saídas
Custom Responses, todos precisam responder	Botões personalizados com resposta de todos	Comitês com opções específicas

Os campos que você preenche na ação são diretos: Título da solicitação, Atribuído a (os e-mails dos aprovadores separados por ponto e vírgula), Detalhes (o corpo com as informações do pedido) e, opcionalmente, Anexos e um link para o item. Quanto mais claro o campo Detalhes, menos o aprovador precisa perguntar antes de decidir.

Monte seu primeiro fluxo de aprovação em sete passos#

Vamos ao passo a passo de um fluxo simples: uma solicitação de compra registrada em uma lista do SharePoint que precisa do aval do gestor.

1. Escolha o gatilho. No Power Automate, crie um fluxo automatizado com o gatilho Quando um item é criado (SharePoint), apontando para a lista de solicitações. Cada novo registro dispara o fluxo.
2. Adicione a ação Iniciar e aguardar uma aprovação. Selecione o tipo Aprovar/Rejeitar, primeiro a responder para começar simples.
3. Preencha o título e os detalhes. Use os campos da lista para montar algo como "Compra: [Título] no valor de [Valor]". No campo Detalhes, inclua justificativa, centro de custo e solicitante.
4. Defina o aprovador. No campo Atribuído a, coloque o e-mail do gestor. Você pode usar um valor fixo, um campo da lista ou buscar o gestor no diretório com a ação do Office 365 Users.
5. Ramifique pela resposta. Depois da aprovação, adicione uma condição comparando o campo Resultado com o valor Approve. No ramo verdadeiro, siga com a compra; no falso, trate a rejeição.
6. Atualize o item de origem. Use Atualizar item do SharePoint para gravar o status, o nome de quem aprovou e os comentários. Isso fecha o ciclo e deixa o histórico na própria lista.
7. Teste com um caso real. Crie uma solicitação, aprove e depois rejeite outra. Confirme que os dois caminhos gravam o resultado corretamente.

Pronto: você tem um fluxo funcional. A partir daqui, a diferença entre um fluxo básico e um fluxo de produção está nos detalhes que veremos a seguir.

Aprovação sequencial e paralela resolvem problemas diferentes#

A pergunta que mais aparece em projeto é: os aprovadores decidem em ordem ou ao mesmo tempo? A resposta muda o desenho do fluxo.

Na aprovação sequencial, o pedido passa por um aprovador de cada vez. O gestor imediato aprova, depois vai para a diretoria, depois para o financeiro. Você monta isso encadeando várias ações de aprovação, uma após a outra, com uma condição entre elas. Se o primeiro rejeita, o fluxo para e nem chega ao segundo. É o modelo certo para alçadas por valor, onde faixas maiores exigem níveis mais altos.

Na aprovação paralela, todos recebem o pedido ao mesmo tempo. Usando o tipo "todos precisam aprovar", o fluxo só avança quando o último responder, e basta um "Rejeitar" para reprovar o conjunto. Isso acelera decisões que dependem de áreas independentes, como jurídico e segurança da informação analisando o mesmo contrato em paralelo.

Critério	Sequencial	Paralela
Ordem	Um aprovador por vez	Todos ao mesmo tempo
Velocidade	Mais lenta, soma os tempos	Mais rápida, respeita o mais demorado
Efeito da rejeição	Para na etapa que rejeitou	Reprova o conjunto
Uso típico	Alçadas por nível ou valor	Áreas independentes analisando o mesmo item
Montagem no fluxo	Ações encadeadas com condição	Uma ação com vários aprovadores ou ramos paralelos

Uma dica de consultor: não force tudo a ser sequencial só porque o organograma é hierárquico. Se duas áreas não dependem uma da outra, coloque em paralelo e ganhe dias de ciclo. Automatizar o processo errado só faz o gargalo andar mais rápido. Vale mapear o processo com quem vive ele no dia a dia, algo que tratamos nos projetos de Power Platform.

Múltiplos aprovadores cabem em um campo, mas exigem critério#

Para colocar vários aprovadores, basta informar mais de um e-mail no campo Atribuído a, separados por ponto e vírgula. O comportamento depende do tipo escolhido: "primeiro a responder" encerra na primeira resposta, "todos precisam aprovar" espera cada um.

Alguns cuidados que evitam retrabalho:

• Evite e-mails fixos no fluxo. Se o gestor muda, você não quer editar o fluxo. Busque o aprovador dinamicamente pelo campo do registro ou pelo gerente do solicitante via Office 365 Users.
• Trate a lista vazia. Se o campo de aprovador vier em branco, o fluxo falha. Coloque uma condição que verifica se há aprovador antes de iniciar a aprovação.
• Cuidado com o autoaprovador. Em processos sensíveis, garanta que o solicitante não seja também o aprovador. Uma condição simples comparando os dois e-mails resolve.
• Grupos do Teams ou listas de distribuição. A ação aceita indivíduos. Para "qualquer um do time", liste os membros ou monte a lista de e-mails a partir de um grupo.

Notificação por e-mail e Teams coloca a decisão onde a pessoa já está#

A ação de Aprovações integra nativamente com o Outlook e com o Microsoft Teams. Isso significa que o aprovador recebe a solicitação nos canais que já usa, com os botões de decisão embutidos:

• No e-mail (Outlook): a mensagem chega com os botões de aprovar e rejeitar direto no corpo, além de um campo de comentário. Em muitos casos a pessoa decide sem sair da caixa de entrada.
• No aplicativo Aprovações do Teams: existe um app dedicado de Aprovações no Teams que centraliza tudo o que está pendente, o que já foi enviado e o histórico. É o melhor lugar para quem aprova muita coisa.
• Notificação ativa no Teams: você pode somar uma ação de Postar um cartão adaptável e aguardar uma resposta ou uma mensagem no chat para cutucar o aprovador, útil quando a decisão é urgente.

O ponto de atenção aqui é não duplicar canais sem necessidade. Escolha um canal principal de decisão e use o outro apenas como lembrete. Aprovador que recebe a mesma coisa em três lugares acaba ignorando os três.

Registrar o resultado é o que transforma automação em auditoria#

Depois que o aprovador responde, o Power Automate devolve o resultado (Approve ou Reject), o nome de quem respondeu, a data e os comentários. Esses dados ficam disponíveis para as próximas etapas do fluxo, e é aí que você fecha o ciclo.

O que registrar em toda aprovação de produção:

• Status final no item de origem (aprovado, rejeitado ou escalado).
• Quem decidiu e quando, para trilha de auditoria.
• Comentários do aprovador, principalmente em rejeições, para que o solicitante saiba o motivo.
• Log centralizado, gravando cada decisão em uma lista ou tabela do Dataverse. Assim você consegue medir tempo médio de aprovação e volume por área.

Esse log é ouro para gestão. Com os dados de decisão organizados, dá para montar um painel em Power BI mostrando gargalos, aprovadores mais lentos e taxa de rejeição por tipo de pedido. Quando o volume cresce, vale estruturar a base por trás com engenharia de dados para não depender de listas soltas.

O padrão de escalonamento evita que o pedido morra na fila#

O maior inimigo de um fluxo de aprovação não é a rejeição, é o silêncio. O aprovador viaja, esquece, e o pedido fica parado. O padrão de escalonamento resolve isso reatribuindo a decisão após um prazo.

A montagem mais robusta usa o par Criar uma aprovação com Aguardar uma aprovação dentro de um bloco paralelo com um temporizador:

1. Dispare a aprovação com Criar uma aprovação e guarde o identificador dela.
2. Em um ramo, coloque Aguardar uma aprovação apontando para esse identificador.
3. Em outro ramo paralelo, coloque um Atraso (por exemplo, 48 horas).
4. Configure a ação seguinte com Executar após o atraso, disparando uma nova aprovação para o superior, o suplente ou a mesa de backup.
5. Registre no log que houve escalonamento, para medir com que frequência isso acontece.

Uma alternativa mais simples, quando você não precisa de reatribuição automática, é apenas enviar um lembrete: rode a aprovação e, em paralelo, após o prazo, poste uma mensagem no Teams cobrando a resposta. Não reatribui, mas reduz muito o esquecimento.

Escalonamento bem feito muda a percepção do processo. Em vez de "o sistema é lento", passa a ser "o sistema me cobra". Esse tipo de padrão faz parte de como estruturamos automações que rodam sozinhas no dia a dia do cliente.

Perguntas frequentes#

Preciso de uma licença especial para usar Aprovações no Power Automate? A ação de Aprovações é nativa e está disponível nos planos que incluem o Power Automate, inclusive nos que acompanham o Microsoft 365. Recursos avançados, conectores premium e maior volume de execuções podem exigir planos pagos específicos. Vale confirmar o seu plano antes de escalar para muitos fluxos.

Qual a diferença entre "primeiro a responder" e "todos precisam aprovar"? No modo primeiro a responder, a primeira resposta define o resultado e encerra a aprovação para os demais. No modo todos precisam aprovar, cada aprovador precisa responder, e basta uma rejeição para reprovar o conjunto. Use o primeiro para grupos intercambiáveis e o segundo para alçadas em conjunto.

Consigo personalizar os botões além de Aprovar e Rejeitar? Sim. Usando o tipo de aprovação com respostas personalizadas (Custom Responses), você define os próprios botões, como "Devolver para ajuste" ou "Aprovar com ressalva". O fluxo depois ramifica de acordo com a resposta escolhida.

O que acontece se o aprovador nunca responder? Sem escalonamento, a aprovação fica pendente indefinidamente e o fluxo espera. Por isso o padrão de escalonamento com atraso e reatribuição é importante em processos críticos. No mínimo, configure um lembrete automático após um prazo definido.

Os comentários e o resultado ficam guardados para consulta depois? Sim. O resultado (aprovado ou rejeitado), quem respondeu, a data e os comentários ficam disponíveis nas etapas seguintes do fluxo. Recomendamos gravar tudo em uma lista ou no Dataverse para ter uma trilha de auditoria e alimentar painéis de acompanhamento.

Aprovação sequencial e paralela podem ser combinadas no mesmo fluxo? Podem, e é comum. Um pedido pode passar primeiro por uma etapa sequencial (gestor imediato) e depois cair em uma etapa paralela (jurídico e segurança juntos). O Power Automate permite encadear e paralelizar as ações conforme o processo exige.

Comece pelo processo, não pela ferramenta#

Um bom fluxo de aprovação não é o que tem mais botões, é o que devolve tempo e dá visibilidade para quem espera uma decisão. Comece simples, com um aprovador e um registro de resultado, e vá somando múltiplos aprovadores, notificação no Teams e escalonamento conforme a necessidade real aparecer. Se quiser aprofundar o restante da plataforma, veja também o nosso guia da Microsoft Power Platform.

Se o seu processo de aprovação vive travado no e-mail e você quer estruturar isso de forma confiável, fale com a gente. A Fynx desenha e implementa fluxos de aprovação que rodam sozinhos e geram dado para você acompanhar.