Dashboard Projetos e PMO no Power BI: KPIs, layout e o que medir

Todo mundo pergunta o status do projeto, e ninguém confia na resposta#

Toda diretoria já viveu a mesma cena: a reunião de portfólio começa, alguém pergunta como está o projeto X, e a resposta muda conforme quem está apresentando o slide. O gerente diz que está no prazo, o financeiro mostra que estourou o orçamento, e o cliente reclama de um marco que ninguém sabia que atrasou. O problema quase nunca é falta de dado. É que o dado está espalhado em cronogramas, planilhas de custo e atas, e cada área conta a sua versão. Um dashboard projetos e pmo Power BI existe justamente para acabar com essa discussão: uma única fonte de verdade, atualizada, que mostra prazo, custo e risco lado a lado, sem depender de quem montou o PowerPoint.

Este guia é para quem já tem um PMO (ou está estruturando um) e quer saber o que medir, de onde o dado vem, como montar o layout e quais medidas DAX escrever. Vou ser direto sobre o que funciona e sobre onde esse tipo de projeto costuma travar.

O dado de um dashboard projetos e pmo Power BI nasce na ferramenta de gestão#

Antes de falar de KPI, é preciso decidir de onde vem o dado. E aqui vale uma regra que economiza meses de retrabalho: o dashboard não é a fonte da verdade, ele é o espelho dela. A fonte é a ferramenta de gestão de projetos que o PMO já usa no dia a dia. Pode ser Project for the Web, Azure DevOps, Jira, Monday, Smartsheet ou até uma planilha estruturada. O Power BI conecta nela, extrai e modela. Ele não substitui o cadastro.

Isso importa por um motivo prático: se o gerente não atualiza o percentual concluído da tarefa na ferramenta, nenhum SPI vai aparecer certo no painel. O dashboard herda a disciplina (ou a falta dela) do cadastro. Por isso o primeiro combinado de qualquer projeto de PMO é definir o que precisa estar preenchido na origem: datas planejadas e reais, percentual físico de conclusão, orçamento por tarefa, custo incorrido, responsável, status de marco, e o registro de riscos e issues.

As entradas típicas que alimentam o modelo são:

• Cronograma e tarefas: data de início e fim planejadas, datas reais, percentual concluído, dependências.
• Orçamento e custo: valor planejado por tarefa ou fase, custo real lançado, previsão até o fim.
• Marcos (milestones): data-alvo, data prevista atual, situação (atingido, em risco, atrasado).
• Riscos e issues: descrição, probabilidade, impacto, dono, status e plano de resposta.
• Recursos: alocação por pessoa, horas planejadas versus horas apontadas, capacidade disponível.

O trabalho de modelagem liga tudo isso num modelo dimensional limpo, com uma dimensão de projeto, uma de tempo e as tabelas de fato de tarefas, custos e riscos. Se você quer entender essa camada com profundidade, vale ler sobre modelagem e DAX no Power BI, porque é ali que o painel se sustenta ou desmorona. Um modelo mal feito transforma qualquer medida de earned value em número errado com aparência de certo.

O que medir: os KPIs que um PMO precisa ter no painel#

Indicador bom é o que gera decisão. Um PMO não precisa de cinquenta métricas, precisa de um conjunto pequeno que responda três perguntas: estou no prazo, estou no custo, e o que pode me derrubar. Os KPIs abaixo são o núcleo de praticamente todo dashboard de PMO que entregamos.

KPI	O que mede	Leitura prática
Status RAG	Saúde geral do projeto em vermelho, âmbar ou verde	Semáforo que a diretoria olha primeiro
SPI (índice de desempenho de prazo)	Ritmo real contra o planejado	Abaixo de 1 significa mais lento que o plano
CPI (índice de desempenho de custo)	Eficiência do gasto	Abaixo de 1 significa gastando mais do que entrega
Marcos	Datas-chave atingidas ou em risco	Mostra compromisso com o cliente e o board
Riscos e issues	Ameaças abertas e problemas já materializados	Antecipa o que vai virar atraso ou custo
Alocação de recursos	Horas planejadas versus capacidade	Revela gente sobrecarregada ou ociosa
Saúde do portfólio	Consolidação de todos os projetos	Onde investir atenção da gestão

Repare que os quatro primeiros conversam entre si. Um SPI abaixo de 1 costuma ser a causa raiz de um marco que vai atrasar, que por sua vez piora o status RAG. Por isso eles precisam estar no mesmo painel, não em relatórios separados. O valor do dashboard está em ver a relação, não o número isolado.

Prazo e custo com earned value: SPI e CPI em DAX#

A forma honesta de medir prazo e custo é earned value (valor agregado), a técnica clássica de gestão de projetos. Ela cruza três valores: o que foi planejado, o que foi de fato entregue e o que foi gasto. Com esses três, você não depende da percepção de ninguém.

Os três blocos são:

• PV (Planned Value): o valor que estava planejado ser entregue até a data de hoje.
• EV (Earned Value): o valor do trabalho realmente concluído, calculado como orçamento da tarefa vezes o percentual físico concluído.
• AC (Actual Cost): o custo real incorrido até agora.

A partir deles saem os dois índices que resumem tudo:

• SPI = EV / PV. Mede prazo. Se der 1, o projeto está no ritmo do plano. Abaixo de 1, está mais lento.
• CPI = EV / AC. Mede custo. Se der 1, cada real gasto virou um real de entrega. Abaixo de 1, o projeto está caro.

Em DAX, as medidas base ficam assim:

Planned Value =
SUM ( Tarefas[ValorPlanejadoAteHoje] )

Earned Value =
SUMX (
    Tarefas,
    Tarefas[Orcamento] * Tarefas[PercentualConcluido]
)

Actual Cost =
SUM ( Tarefas[CustoReal] )

SPI = DIVIDE ( [Earned Value], [Planned Value] )

CPI = DIVIDE ( [Earned Value], [Actual Cost] )

O uso de DIVIDE no lugar do operador de divisão é proposital: evita erro quando o denominador é zero, algo comum em projeto recém-iniciado, sem custo lançado ainda. É o tipo de detalhe que separa um painel que roda de um que quebra na primeira reunião.

Com SPI e CPI prontos, o status RAG deixa de ser opinião e vira regra. Você define os limites e o semáforo se pinta sozinho:

Faixa	SPI ou CPI	Sinal RAG
Saudável	maior ou igual a 0,95	Verde
Atenção	entre 0,85 e 0,95	Âmbar
Crítico	abaixo de 0,85	Vermelho

Uma medida de status combina os dois índices e devolve o pior cenário, porque um projeto no prazo mas estourando o custo não é um projeto verde:

Status RAG =
VAR PiorIndice = MIN ( [SPI], [CPI] )
RETURN
    SWITCH (
        TRUE (),
        PiorIndice >= 0.95, "Verde",
        PiorIndice >= 0.85, "Âmbar",
        "Vermelho"
    )

Os limites acima são um ponto de partida comum. Cada PMO calibra a sua tolerância, e a boa prática é acordar esses cortes com a diretoria antes de publicar, para que o semáforo tenha autoridade.

Marcos, riscos, issues e alocação#

Earned value cuida de prazo e custo agregados, mas o board também quer ver compromissos concretos. Os marcos entram como uma lista visual com data-alvo, data prevista atual e situação, tipicamente com o mesmo código de cores do RAG. Um marco que escorregou duas semanas diz muito mais para um cliente do que um SPI decimal.

Riscos e issues merecem uma matriz de probabilidade contra impacto, com o total de itens abertos, os que estão sem dono e os que já viraram issue. A diferença importa: risco é o que ainda pode acontecer, issue é o problema que já bateu na porta. Um painel que trata os dois como a mesma coisa esconde a informação mais útil, que é quantos riscos você deixou virar problema por não agir a tempo.

A alocação de recursos fecha o quadro. Aqui a métrica é horas planejadas contra capacidade disponível por pessoa e por período. É o indicador que revela o gerente que promete entregar em março com uma equipe que já está 130% alocada em fevereiro. Sem essa visão, o portfólio parece saudável no papel e desaba na execução.

O layout começa no portfólio e desce até o projeto#

Layout de PMO tem uma lógica clara: parte da visão de portfólio, o topo, e desce por drill até o detalhe de um projeto específico. Ninguém abre o painel querendo ver a tarefa 47 do projeto 12. A diretoria abre para saber onde olhar, e só então mergulha.

A primeira página é o resumo do portfólio. Cartões no topo com o total de projetos, quantos estão verdes, âmbares e vermelhos, o CPI e o SPI médios ponderados, e o orçamento total contra o realizado. Abaixo, uma tabela ou matriz com um projeto por linha, cada um com seu status RAG, SPI, CPI, próximo marco e riscos abertos. É a página que responde a pergunta de gestão: onde eu preciso gastar minha atenção esta semana.

A segunda camada é o drill por projeto. Ao clicar num projeto da lista, o gestor chega numa página dedicada com a curva S de earned value (PV, EV e AC no tempo), a linha de marcos, a matriz de riscos daquele projeto e a alocação da equipe alocada nele. O drill-through do Power BI faz exatamente isso: leva o contexto do projeto selecionado para uma página de detalhe, sem duplicar relatório.

Algumas escolhas de layout que fazem diferença na prática:

• Cor com significado, não decoração. Vermelho, âmbar e verde devem querer dizer sempre a mesma coisa em todas as páginas. Nada de vermelho que num lugar é ruim e no outro é só destaque.
• Um filtro de data e um de projeto, visíveis. O PMO precisa ver o retrato de hoje e o histórico. Deixe claro qual data está ativa.
• Menos gráfico, mais leitura. A página de portfólio ganha mais com uma tabela bem formatada e semáforos do que com seis gráficos de pizza.
• Um lugar para o texto do gerente. Número não conta tudo. Reserve um campo de comentário, vindo da ferramenta de origem, para o gerente explicar o porquê do vermelho.

Se você quer ver como esse tipo de painel fica na prática, vale olhar nossos dashboards e alguns cases de projetos que já entregamos.

Boas práticas que separam um painel útil de um enfeite#

Depois de muitos projetos de PMO, alguns erros se repetem tanto que viraram checklist. Vou ser honesto sobre eles, porque são a diferença entre um dashboard que a diretoria usa toda segunda e um que morre em três meses.

Primeiro: não meça o que a origem não sustenta. Se a ferramenta de gestão não tem custo real lançado por tarefa, não prometa CPI. Comece pelo que o dado permite e evolua. Um painel que mostra SPI honesto e admite que ainda não tem custo é mais confiável que um que inventa CPI.

Segundo: atualização e responsável definidos. O dashboard precisa de uma cadência de atualização (diária ou semanal) e de alguém dono do dado na origem. PMO sem disciplina de cadastro gera painel bonito e desatualizado, que é pior que planilha, porque parece confiável.

Terceiro: RAG por regra, não por humor. O grande ganho de político é tirar o status da mão do gerente e colocar na medida DAX. Quando o semáforo é calculado, some a discussão sobre quem pintou o projeto de verde.

Quarto: portfólio antes de projeto. Resista à tentação de encher a primeira página de detalhe. A camada de topo é para decisão de gestão, o detalhe fica no drill.

Um projeto de PMO bem estruturado é, no fundo, um exercício de governança de dados aplicado à gestão. Se quiser aprofundar na plataforma que sustenta tudo isso, o Power BI é a base natural, e cada empresa monta a sua a partir da ferramenta de gestão que já usa.

Perguntas frequentes#

De onde vem o dado de um dashboard de PMO? Da ferramenta de gestão de projetos que o PMO já usa, seja Project for the Web, Azure DevOps, Jira, Monday ou uma planilha estruturada. O Power BI conecta, extrai e modela esse dado. Ele espelha a fonte, não substitui o cadastro. Se a tarefa não é atualizada na origem, o indicador não aparece certo no painel.

Qual a diferença entre SPI e CPI? SPI (índice de desempenho de prazo) é EV dividido por PV e mede se o projeto está no ritmo planejado. CPI (índice de desempenho de custo) é EV dividido por AC e mede se cada real gasto virou entrega. Um projeto pode estar no prazo (SPI bom) e caro (CPI ruim) ao mesmo tempo, por isso os dois andam juntos.

O que é earned value na prática? É a técnica que cruza o que foi planejado (PV), o que foi realmente entregue (EV) e o que foi gasto (AC). O EV se calcula multiplicando o orçamento da tarefa pelo percentual físico concluído. Com esses três valores você mede prazo e custo sem depender da percepção do gerente.

Como o status RAG é calculado? Por regra, não por opinião. Você define faixas de corte para SPI e CPI (por exemplo, verde acima de 0,95, âmbar entre 0,85 e 0,95, vermelho abaixo disso) e uma medida DAX pega o pior dos dois índices e pinta o semáforo. Assim o status deixa de ser político e vira um cálculo que todo mundo aceita.

Preciso substituir minha ferramenta de gestão pelo Power BI? Não. O Power BI é a camada de visão e análise, a ferramenta de gestão continua sendo o lugar onde o gerente cadastra tarefas, custos e riscos. O dashboard consolida e mostra, mas o dia a dia da equipe segue na ferramenta de projeto.

Quanto tempo leva para montar um dashboard de PMO? Depende muito da qualidade do dado na origem. Se a ferramenta de gestão já tem cronograma, custo e riscos bem preenchidos, um primeiro painel de portfólio sai rápido. Quando o cadastro está incompleto, a maior parte do esforço vira organizar a origem antes de qualquer visual, e é aí que os prazos escorregam.

Onde começar#

Um bom dashboard de PMO não nasce da ferramenta de BI, nasce da disciplina de cadastro somada a um modelo de dados limpo e a um conjunto pequeno de indicadores que geram decisão: status RAG, SPI, CPI, marcos, riscos e alocação. O resto é layout que leva do portfólio ao detalhe. Se o seu PMO ainda decide por planilha e slide, esse é o momento de trocar por um painel que todo mundo confia. Fale com a gente e vamos montar o seu.